Sygnaliści
Data utworzenia: 17-02-2023
Rodzaj ogłoszenia
Informacja
17-02-2023 - Informacja
PROCEDURA ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI I OCHRONY SYGNALISTÓW
W TEATRZE STARYM W LUBLINIE
POSTANOWIENIA OGÓLNE
- Teatr prowadzi swoją działalność w oparciu o bezwzględne poszanowanie przepisów prawa (praworządność) oraz najwyższych standardów etycznych.
- Przedmiotowa procedura jest elementem systemu zarządzania Teatrem.
- Podstawowym celem Procedury jest zapobieganie nieprawidłowościom poprzez utworzenie systemu informowania o nieprawidłowościach w Teatrze i poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, jak i poprzez zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec Sygnalisty.
- Procedura określa w szczególności:
- zakres osób uprawnionych,
- zakres nieprawidłowości objętych procedurą,
- zasady zgłaszania nieprawidłowości przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia,
- odpowiedzialność w procesie zarządzania nieprawidłowościami,
- proces rozpatrywania oraz zarządzania nieprawidłowościami,
- zasady zachowania poufności, w szczególności zasady zachowania w tajemnicy dokonanych zgłoszeń nieprawidłowości przez Sygnalistów oraz tożsamości osób dokonujących zgłoszeń.
ZAKRES OSÓB UPRAWNIONYCH
Osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia:
- Pracownicy i współpracownicy oraz byli pracownicy i współpracownicy Teatru,
- osoby działające w imieniu i na rzecz Teatru,
- wszelkie inne osoby w jakikolwiek sposób powiązane z Teatrem, w szczególności: osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia nieprawidłowości, wolontariusze, praktykanci, stażyści lub kandydaci do zatrudnienia, jeśli informacje dotyczące nieprawidłowości pozyskali w trakcie procesu rekrutacji lub innych procesów poprzedzających nawiązanie stosunku zatrudnienia.
ZAKRES NIEPRAWIDŁOWOŚCI OBJĘTYCH PROCEDURĄ
- Zgłoszenie nieprawidłowości może dotyczyć w szczególności następujących podmiotów:
- podmiotów powiązanych z Teatrem,
- osób uprawnionych do reprezentowania Teatru,
- pracowników i współpracowników Teatru, w związku ze świadczeniem pracy na jej
- rzecz, niezależnie od rodzaju relacji umownych łączących tą osobę z Teatrem, podwykonawcy albo innego przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn zabroniony pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej z Teatrem.
- Przez nieprawidłowości należy w szczególności rozumieć posiadane przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia informacje, mogące świadczyć o:
- podejrzeniu przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego przez podmioty, o których mowa powyżej
- niedopełnieniu obowiązków lub nadużyciu uprawnień przez podmioty, o których mowa powyżej,
- niezachowaniu należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach w działaniach podmiotów, o których mowa powyżej,
- nieprawidłowościach w organizacji działalności Teatru, które mogłyby prowadzić do popełnienia czynu zabronionego lub wyrządzenia szkody,
- naruszeniu wewnętrznych procedur oraz standardów etycznych przyjętych w Teatrze,
- naruszeniu przepisów powszechnie obowiązujących.
OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA ZARZĄDZANIE ZGŁOSZENIAMI
- Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń nieprawidłowości w Teatrze oraz sprawującą całościowy nadzór nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń nieprawidłowości jest Pani Katarzyna Wałachowska.
- Osoby, co do których z treści zgłoszenia nieprawidłowości wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące nieprawidłowość nie mogą analizować takiego zgłoszenia.
- Zasady wyboru składu Komisji Wyjaśniającej oraz zasady wyłączenia członka Komisji określa procedura postępowania wyjaśniającego opisana w § 10.
- W przypadku, gdy zgłoszenie nieprawidłowości dotyczą osoby podanej w ust. 1, osobą odpowiedzialną jest Pani Anna Struzik.
SYGNALISTA
- Zgodnie z zasadą dobrej wiary każda osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia powinna zgłosić nieprawidłowość, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe.
- Status „sygnalisty” uzyskuje każdy zgłaszający nieprawidłowość, chyba że już wstępna analiza zgłoszenia, daje podstawy do przyjęcia, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze. W złej wierze pozostaje zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego.
- Decyzję o nadaniu statusu sygnalisty podejmuje osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń.
- Jeśli zgłaszający nie dokonał zgłoszenia anonimowo, osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń potwierdza przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia otrzymania papierowo lub mailowo.
- Przekroczenie terminu wskazanego w ust. 4 powyżej uzasadnione jest wyłącznie w razie konieczności podjęcia dodatkowych czynności w ramach wstępnej analizy zgłoszenia (np. konieczność uzupełnienia zgłoszenia, zgromadzenie dodatkowych dowodów). Wstępna analiza zgłoszenia nie może trwać dłużej niż 14 dni.
- Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego okaże się, że zgłaszający, który uprzednio otrzymał status sygnalisty, działał w złej wierze, to zostaje on pozbawiony ochrony przewidzianej dla sygnalisty.
ZGŁASZANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI
- Zgłoszenia nieprawidłowości mogą być przekazywane poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia nieprawidłowości dostępnego w załączniku pod niniejszą informacją i przekazanie go za pomocą:
- dedykowanej skrzynki e-mail: sygnalista@teatrstary.eu;
- osobiście u Pani Katarzyny Wałachowskiej.
- Zgłoszenie nieprawidłowości powinno zawierać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz powinno zawierać przynajmniej następujące informacje:
- datę oraz miejsce zaistnienia nieprawidłowości lub datę i miejsce pozyskania informacji o nieprawidłowości;
- opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia nieprawidłowości;
- wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie nieprawidłowości;
- wskazanie ewentualnych świadków nieprawidłowości;
- wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania nieprawidłowości.
- Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia nieprawidłowości jako tajemnicy i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach nieprawidłowości, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.
- Zgłoszenie nieprawidłowości nie wymaga szczególnej formy, posiłkowo osoby zainteresowane mogą korzystać z załącznika do tej procedury.
- W przypadku zgłoszenia osobiście, udokumentowaniem zgłoszenia jest jeden z następujących sposobów: (i)nagranie rozmowy w formie trwałej i możliwej do wyszukania; lub (i) za pomocą dokładnego protokołu spotkania przygotowanego przez osobę odpowiedzialną za rozpatrywanie zgłoszeń, z tym że osoba dokonująca zgłoszenia ma zapewnioną możliwość sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania poprzez jego podpisanie (wzór stanowi załącznik nr 1 do Procedury).
ZGŁOSZENIA ANONIMOWE
- Dopuszczalne jest anonimowe zgłoszenie nieprawidłowości.
- Każde zgłoszenie anonimowe podlega wpisowi do rejestru. W przypadku pozostawienia anonimowego zgłoszenia bez biegu, osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń ma obowiązek wskazania przyczyn uzasadniających taką decyzję.
- Jeżeli w toku rozpatrywania zgłoszenia anonimowego, zostanie ustalona tożsamość zgłaszającego, osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń niezwłocznie nadaje mu status Sygnalisty.
- W przypadku zgłoszenia anonimowego - wypełniania zgłoszenia na formularzu z załącznika nr 2 dokonuje osoba odpowiedzialna za rozpatrywanie zgłoszeń.
FAŁSZYWE ZGŁOSZENIE
- Zgłoszenie nieprawidłowości może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.
- Właściwe organy zapewniają, zgodnie z prawem krajowym, ochronę tożsamości osób, których dotyczy zgłoszenie, tak długo jak postępowania wyjaśniające uruchomione na skutek danego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego są w toku
- Przepisy określone w art. 12, 17 i 18 dotyczące ochrony tożsamości osób dokonujących zgłoszenia stosuje się również do ochrony tożsamości osób, których dotyczy zgłoszenie.
- Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń nieprawidłowości.
- W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu nieprawidłowości świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być
- w szczególności zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.
- W przypadku zgłaszającego, świadczącego na rzecz Teatru usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości skutkować może rozwiązaniem tejże umowy i definitywnym zakończeniem współpracy pomiędzy stronami.
- Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody po stronie Teatru, jak i osoby, do której skierowano fałszywe zgłoszenie.
ZATRZYMANIE OBYWATELSKIE
- Do zatrzymania obywatelskiego może dojść wyłącznie w sytuacji, kiedy osoba, wobec której zachodzi prawdopodobieństwo w stopniu graniczącym z pewnością, iż jest ona sprawcą nieprawidłowości, która wypełnia znamiona przestępstwa, została złapana na gorącym uczynku lub gdy zachodzi obawa ucieczki tejże osoby.
- Osobę, o której mowa w ust. 1, po dokonaniu jej ujęcia, należy niezwłocznie oddać w ręce Policji.
POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE
- Dostęp do kanałów zgłaszania nieprawidłowości posiada osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń.
- Po wpłynięciu zgłoszenia nieprawidłowości, osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń, niezwłocznie, nie później jednak niż po upływie 3 dni od wpływu, dokonuje wstępnej analizy zgłoszenia.
- Przekroczenie terminu z ustępu 2 uzasadnione jest wyłącznie w razie konieczności podjęcia dodatkowych czynności w ramach wstępnej analizy zgłoszenia (np. konieczność uzupełnienia zgłoszenia, zgromadzenie dodatkowych dowodów). Wstępna analiza zgłoszenia nie może trwać dłużej niż 14 dni.
- Rozpatrzenie zgłoszenia nieprawidłowości następuje bez zbędnej zwłoki, w okresie nie dłuższym niż 30 dni od daty wszczęcia postępowania wyjaśniającego pod warunkiem możliwości zebrania w tym czasie przez podmiot rozpatrujący niezbędnych dokumentów i dowodów.
- W szczególnie skomplikowanych przypadkach rozpatrzenie zgłoszenia nieprawidłowości może nastąpić w terminie nie dłuższym niż 90 dni od daty wszczęcia postępowania wyjaśniającego.
- Jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania osoba odpowiedzialna za przyjęcie i rozpatrzenie zgłoszeń wszczyna postępowanie, które dalej sama prowadzi lub na jej wniosek, Zarządzeniem Dyrektora powołana jest Komisja Wyjaśniająca, która dalej prowadzi postępowanie wyjaśniające.
- Komisja Wyjaśniająca nie jest stałym organem, ale jest powołana na etapie rozpoznawania zgłoszenia. Komisja składa się z 3 osób.
- Nadzór nad postępowaniem wyjaśniającym prowadzonym przez Komisję Wyjaśniającą sprawuje osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń.
- Osoby, których dotyczy zgłoszenie, korzystają w pełni z prawa do skutecznego środka ochrony prawnej, jak również domniemanie niewinności i prawo do obrony, w tym prawo do bycia wysłuchanym i prawo dostępu do akt, o czym informuje przy pierwszej czynności osoba odpowiedzialna za przyjęcie i rozpatrzenie zgłoszeń / Komisja Wyjaśniająca.
- Sygnalista nie jest uczestnikiem ani stroną wszczętego postępowania wyjaśniającego.
- Dane sygnalisty nie są ujawnianie w żadnym z dokumentów związanych z postępowaniem, łącznie z nieprzekazywaniem tych danych do Komisji Wyjaśniającej.
- Danych sygnalisty nie ujawnia się na wniosek uczestników postępowania.
- Danych sygnalisty nie zamieszcza się w rozdzielnikach dokumentów związanych z postępowaniem wyjaśniającym.
- Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego osoba odpowiedzialna za przyjęcie i rozpatrzenie zgłoszeń / Komisja Wyjaśniająca sporządza raport. Raport obejmuje także rekomendacje osoby odpowiedzialnej za przyjęcie i rozpatrzenie zgłoszeń / Komisji Wyjaśniającej w zakresie załatwienia sprawy oraz ewentualnych konsekwencji, jakie powinny zostać wyciągnięte przez Dyrektora w stosunku do sprawcy/sprawców nieprawidłowości albo zgłaszającego, który dokonał świadomie fałszywego zgłoszenia.
- Sygnalista, w terminie 30 dni od zakończenia rozpatrywania zgłoszenia, jest informowany przez osobę odpowiedzialną za przyjęcie i rozpatrzenie zgłoszeń o przebiegu i wyniku postępowania, które zostało wszczęte na skutek jego zgłoszenia, w zakresie, w jakim informacja stanowi informację publiczną w ramach sprawy zarejestrowanej w związku z przekazanym przez niego zgłoszeniem.
OCHRONA SYGNALISTY
- Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec sygnalisty również w sytuacji, gdy zgłoszenie nieprawidłowości zostało zgłoszone w dobrej wierze,
- a przeprowadzone postępowanie wyjaśniające wykazało, że zgłoszona nieprawidłowość nie miała miejsca.
- Sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją oraz innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.
- Niedopuszczalnym jest rozwiązanie stosunku pracy lub umowy wzajemnej z sygnalistą wyłącznie w związku z dokonanym przez sygnalistę zgłoszeniem nieprawidłowości.
- Ochrona nie dotyczy sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą/ współsprawcą/ pomocnikiem nieprawidłowości.
- Szczegóły dotyczące ochrony sygnalisty znajdują się w załączniku nr 4 do niniejszej procedury.
REJESTR NIEPRAWIDŁOWOŚCI
- Każdorazowo zgłoszenie nieprawidłowości zostaje zarejestrowane w rejestrze spraw zgłoszonych przez sygnalistów, niezależnie od dalszego przebiegu postępowania wyjaśniającego.
- Osoba otrzymująca zgłoszenie, rejestruje wniosek jako odrębną sprawę, aby zminimalizować ryzyko ujawnienia danych sygnalisty na dalszych etapach postępowania.
- Od sygnalisty nie żąda się dodatkowych danych osobowych, niż te które zostały przez niego wskazane w przekazanym zgłoszeniu, nawet jeżeli nie pozwalają one na jednoznaczną identyfikację.
- Za prowadzenie rejestru nieprawidłowości w Teatrze odpowiada osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń.
- Rejestr spraw zgłoszonych przez sygnalistów jest poufny i podlega zabezpieczeniu przed dostępem osób trzech przez osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń.
- Rejestr spraw zgłoszonych przez sygnalistów zawiera co najmniej:
- dane kontaktowe sygnalisty, chyba że zgłoszenie nieprawidłowości miało charakter anonimowy,
- wszystkie szczegółowe informacje posiadane na temat zgłoszenia nieprawidłowości,
- przebieg analizy i rozpatrzenia zgłoszenia nieprawidłowości,
- osoby i organy biorące udział w procesie analizy i rozpatrzenia zgłoszenia nieprawidłowości,
- wszelkie decyzje i eskalacje (jeżeli występują).
- Wzór rejestru spraw zgłoszonych przez sygnalistów stanowi załącznik nr 3 do Procedury.
- Poza prowadzeniem rejestru, osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń, przy zachowaniu zasad poufności tajemnicy, jest zobowiązana do przechowywania wszelkich dowodów, dokumentów i informacji zebranych w toku analizy oraz informacji dotyczących rozpatrzenia zgłoszenia przez okres 5 lat od czasu zakończenia postępowania wyjaśniającego.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
Załączniki do procedury zgłaszania nieprawidłowości (dostępne w pliku zawierającym pełną treść zarządzenia) stanowią:
- potwierdzenie zgłoszenia nieprawidłowości;
- formularz zgłoszenia nieprawidłowości;
- wzór rejestru spraw zgłoszonych przez sygnalistów;
- polityka ochrony sygnalisty;
- klauzula informacyjna RODO.
Załączniki do pobrania w niniejszej informacji o procedurze zgłaszania nieprawidłowości:
- Pełna treść zarządzenia wraz z załącznikami do procedury.
- Formularz zgłaszania nieprawidłowości.
Załącznik
Zarządzenie - Sygnaliści.pdf
Data dodania: 17-02-2023 15:01
Rozmiar załącznika: 0.26 MB
Plik zawiera Zarządzenie Dyrektora Teatru Starego w Lublinie dotyczące zgłaszania nieprawidłowości przez sygnalistów
Formularz zgłaszania nieprawidłowości - sygnalista.docx
Data dodania: 17-02-2023 15:01
Rozmiar załącznika: 0.02 MB
Plik zawiera formularz, za pomocą którego można zgłaszać nieprawidłowości zgodnie z Zarządzeniem wprowadzonym przez Dyrektor Teatru Starego w Lublinie
Podmiot udostępniający informację: Teatr Stary w Lublinie
Odpowiedzialny za treść informacji: Karolina Rozwód
Wytworzył informację: Karolina Rozwód
Czas wytworzenia informacji: 17-02-2023 10:00
Informację wprowadził: Aneta Kozyra
Czas udostępnienia informacji/modyfikacji: 17-02-2023 14:07
Ostatnio modyfikował: Aneta Kozyra
Wersja: 1
Data | Użytkownik | Zmiany | Zapisane wersje |
---|---|---|---|
17-02-2023 14:07 | Aneta Kozyra | Wprowadzenie zarządzenia w sprawie zgłaszania nieprawidłowości (sygnalistów) | Wersja aktualnie wyświetlana |